Cómo hacer una factura siendo autónomo (plantilla gratis + checklist)

Has terminado el trabajo, el cliente está contento y llega la pregunta que todo autónomo novato teme: «¿Me mandas la factura?». No tienes gestoría todavía, no tienes plantilla de ningún sitio y no quieres pagar un programa de facturación para dos clientes.

Tranquilo: una factura correcta es más sencilla de lo que parece. Es un documento con unos datos obligatorios, bien ordenados, enviado en PDF. En esta guía verás qué debe llevar, cómo numerarla, cómo tratar el IVA y el IRPF y cómo crearla gratis en un par de minutos.

La vía rápida: crea la factura en tu navegador

1. Abre el Generador de facturas gratuito.
2. Rellena tu nombre (o razón social), NIF, email y domicilio fiscal.
3. Añade los datos del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección.
4. Pon el número de factura, la fecha de expedición y, si quieres, el vencimiento.
5. Añade cada concepto: descripción clara, cantidad (horas, días, unidades) y precio unitario.
6. Indica el tipo de IVA (21 % general, o 0 si la operación está exenta) y la moneda.
7. En las notas, escribe la forma de pago: IBAN, plazo, Bizum o PayPal.
8. Pulsa Generar PDF, revisa la vista previa y descárgala.

Todo ocurre en tu navegador. Tus clientes, tus tarifas y tu IBAN no se suben a ningún servidor: solo se guardan en tu propio navegador para que la próxima factura sea aún más rápida.

Datos obligatorios de una factura en España

El Reglamento de facturación exige que una factura completa incluya:

• Número y, en su caso, serie, correlativos.
• Fecha de expedición (y fecha de la operación si es distinta).
• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
• NIF del emisor y del destinatario (el del cliente es obligatorio si es empresa o profesional; en facturas a particulares hay excepciones).
• Domicilio de ambas partes.
• Descripción de la operación: qué has hecho o vendido, con suficiente detalle.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA, por separado.
• Importe total.
• Si la operación está exenta o hay inversión del sujeto pasivo, la mención legal que lo justifique (por ejemplo, «Operación exenta de IVA según el art. 20 de la Ley 37/1992»).

Si facturas desde Latinoamérica, los requisitos cambian mucho de un país a otro (en varios es obligatoria la factura electrónica timbrada por la autoridad fiscal). En ese caso, usa el generador para presupuestos, proformas o clientes extranjeros, y consulta la normativa local para las facturas fiscales.

Cómo numerar las facturas sin meter la pata

• Una serie correlativa, sin huecos. 2026-001, 2026-002… El prefijo del año facilita empezar de nuevo cada ejercicio.
• Nunca borres ni reutilices un número. Si hay un error, emite una factura rectificativa con serie propia (R-2026-001) que haga referencia a la original.
• Series separadas solo cuando tengan sentido (rectificativas, otra actividad). No inventes series para cada cliente.

Lleva una hoja de cálculo sencilla (número, cliente, fecha, base, IVA, IRPF, cobrada sí/no). Es la base de tu libro de ingresos y te ahorrará sustos en cada trimestre.

IVA e IRPF, explicado sin rodeos

IVA. La mayoría de servicios llevan el 21 %. Hay tipos reducidos (10 %, 4 %) para ciertos bienes y servicios, y operaciones exentas (algunas actividades sanitarias, educativas, etc.). Si facturas a una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido, normalmente no repercutes IVA español (inversión del sujeto pasivo) y debes indicarlo en la factura. Si trabajas en Canarias, Ceuta o Melilla, se aplican otros impuestos (IGIC, IPSI).

Retención de IRPF. Si tu actividad es profesional (diseñadores, programadores, consultores, traductores…) y facturas a una empresa u otro autónomo, debes aplicar una retención del 15 % sobre la base imponible, o del 7 % durante el año de alta y los dos siguientes. El cliente te paga la base + IVA − retención, e ingresa esa retención a Hacienda en tu nombre.

Ejemplo con 1.000 € de base: IVA 21 % = 210 €; retención 15 % = −150 €; total a pagar = 1.060 €.

El generador calcula base, IVA y total automáticamente. Si tu factura lleva retención, añádela en las notas de forma explícita («Retención IRPF 15 %: −150,00 € · Total a pagar: 1.060,00 €») para que el cliente vea el importe exacto que debe transferirte. Si facturas con retención cada mes, merece la pena que tu gestor valide la plantilla una vez.

Plazo y forma de pago que se respetan

• Fija un vencimiento concreto (15 o 30 días) en lugar de «a la recepción». Ponlo en el campo de vencimiento para que salga bien visible en el PDF.
• Indica todas las formas de pago en las notas: IBAN y titular, Bizum, PayPal.
• La Ley de morosidad fija un plazo máximo de pago de 60 días entre empresas; si se pasa, tienes derecho a intereses de demora. Normalmente basta con recordar la fecha con educación el día siguiente al vencimiento.

Firmar y proteger el PDF

La firma no es obligatoria, pero algunos clientes (agencias, colegios, administraciones) la piden. No hace falta imprimir: abre la factura en Firmar PDF, dibuja o escribe tu firma, colócala junto a tus datos y descarga.

Si la factura va a un buzón compartido y contiene tu IBAN o datos personales, puedes ponerle contraseña con Proteger PDF y enviar la contraseña por otra vía (un SMS, por ejemplo). Para el día a día es opcional; para documentos con DNI o datos bancarios, es buena costumbre.

Cómo enviarla

• Por email, en PDF, con un asunto claro: «Factura 2026-014 — Rediseño web — vence 15/10».
• Nombra el archivo igual: Factura-2026-014-Cliente.pdf. Los departamentos de administración buscan así.
• Envíala a quien paga. Pregunta al principio si va a tu contacto o a administracion@.
• Guarda una copia de todas. En España debes conservarlas al menos 4 años (el plazo de prescripción fiscal).

Si mandas varios documentos a la vez (factura, parte de horas, tickets de gastos), júntalos en un solo archivo con Unir PDF para que no se pierda nada.

Errores típicos del primer año

• Olvidar el NIF del cliente o el tuyo.
• No aplicar la retención cuando toca (o aplicarla a un particular).
• Descripciones vagas tipo «Servicios varios» que obligan al cliente a preguntarte.
• Enviar un Word editable en lugar de un PDF.
• Corregir editando la factura antigua en vez de emitir una rectificativa.
• Sin fecha de vencimiento, que convierte «30 días» en «cuando se acuerden».

Ojo con Veri*factu y la factura electrónica

La normativa española está cambiando: el reglamento Veri*factu obligará a emitir las facturas con un software que cumpla sus requisitos, y la Ley Crea y Crece traerá la factura electrónica obligatoria entre empresas. Las fechas de entrada en vigor se han ido aplazando, así que consulta en la web de la Agencia Tributaria qué plazo te aplica. Mientras tanto, y para presupuestos, proformas o clientes extranjeros, un generador gratuito sigue siendo perfectamente útil.

En resumen

Una factura de autónomo necesita un número correlativo, los datos y NIF de ambas partes, una descripción clara, base, IVA (y retención si toca), total y forma de pago. Créala gratis con el Generador de facturas, fírmala con Firmar PDF si te la piden firmada y envíala en PDF. Sin suscripción, sin registro y con tus datos siempre en tu navegador.